SECTION III

CHAPITRE 1-  DE LA CRÉATION AU CALCUL VIRTUEL

A.  Compléter l’info du projet

Les processus optimisés permettront de saisir chacune des informations pertinentes pour une saine souscription et assurer un minimum d’échange avec vos assureurs. 

Vous êtes invité à poursuivre vos activités d’une façon séquentielle en accédant chaque outil de gestion (du côté gauche) de haut en bas. 

A.1  Propriétés de l’entreprise

Entrer l'information essentielle de votre client dans les champs proposés, en veillant à indiquer la province ainsi que tous les autres détails pertinents.

A.2 Division(s) Classe(s)

Comme nous le verrons plus tard dans le document, C-surance.ca supporte un nombre illimité de divisions et de classes, ainsi que les informations particulières de chaque division.

Si vous avez seulement 1 division/1 classe, vous pourrez omettre cette étape puisque pour le module de gestion des Division(s)/Classe(s)  C-surance.ca Administration assigne par défaut ces valeurs à votre dossier.

A.3  Contributions de l’employeur

Pour la gestion des Contributions de l’employeur, C-surance.ca Administration assigne des valeurs automatiques de 50-50 optimisées fiscalement.  C’est donc dire que cette portion de gestion est maintenant sous la responsabilité totale du système et n’a plus à être une préoccupation de l’opérateur.

Si ces valeurs par défaut ne représentent pas la contribution courante de l’entreprise, l'opérateur aura accès à diverses options pour configurer la contribution reflétant ses besoins. Veuillez vous référer à la documentation portant sur la Contribution de l'Employeur pour un complément d’information.

A.4 Liste - contrats

Pour compléter votre contrat, il faudra maintenant cliquer sur l’option Listes  située à gauche, au bas de votre écran pour permettre d’accéder aux autres modules de traitement.

Pour poursuivre la logique des procédures séquentielles, la  Liste des contrats  deviendra votre prochaine étape. Double-cliquez sur le contrat qui a été créé quand vous avez lancé la création d'un nouveau dossier et remplissez les champs d'information nécessaires.

   à

Les garanties

L’onglet Garanties vous permettra de définir les termes et conditions de votre projet.

Pour faciliter ce processus, C-surance.ca vous permet d’accéder à :

Ø       des banques de régimes

Ø       des banques de garanties

Ø       des banques de messages

Toutes ces banques de données ont été créées et sont maintenues par MDI ainsi que ses partenaires assureurs.

Lorsque ce principe est clairement saisi par l’opérateur, il devient extrêmement rapide, simple et efficace de créer les garanties nécessaires qui seront adaptées au besoin du preneur.

Assignation des garanties par modèles

En sélectionnant l’option Assignation des garanties par modèles

l’opérateur accède à tous les modèles de régimes offerts par les assureurs.  La maintenance régulière de ces modèles est assurée pour le bénéfice des conseillers.   Si un modèle public est disponible et qu’il n’est pas accessible via ce module, le conseiller pourra simplement transmettre l’information aux professionnels de MDI qui se chargeront d’ajouter le modèle dans la liste des choix disponibles.

L’opérateur pourra donc choisir l’un des régimes disponibles dans la liste et l’assigner à :

Ø      la compagnie

Ø      une division ou

Ø      une classe

En cliquant sur

le régime assigné, C-surance.ca se chargera de copier l’ensemble de l’information dans votre projet. 

N.B. L’option  sera activée seulement après qu’un régime aura été assigné.

Lorsque vous fermez l’écran, votre tableau des garanties aura été bonifié des différentes garanties qui faisaient partie de votre régime public.

Vous pourrez maintenant réviser chacune de ces garanties et les ajuster selon les besoins plus spécifiques de votre client.

Pour faciliter votre processus, vous pourrez compter sur les banques de garanties qui vous permettront de remplacer une garantie par un modèle plus conforme ou encore, de modifier directement les différents champs.

Date Effective

Assurez-vous que pour chaque garantie, vous aurez inscrit la DATE EFFECTIVE appropriée. Cette date affectera le processus de calcul.

En mode Administration, vous pouvez créer et gérer les changements de chaque garantie. En utilisant le bouton  vous pouvez créer de nouveaux événements.

L’utilisation des  flèches vous permettra de naviguer dans le temps pour consulter les différentes itérations de mouvements.

Attention : Le système tiendra compte de chacun de ces changements dans son calcul. Les changements peuvent être proactifs ou rétroactifs. Lorsque que les changements auront été complétés, vous devrez demander un « calcul de groupe ».

Consultation des régimes

Pour vous assister dans votre sélection de régime, vous pouvez consulter les détails de chacun des régimes disponibles en sélectionnant l’option  avant l’assignation du modèle.                                             Vous aurez alors accès à la liste de chacune des garanties individuelles en cliquant sur la garantie sélectionnée, ou encore sur le bouton (accessible à droite) pour les listes de paramédicaux, d’hospitalisation, des autres frais, détails des % assignés pour les DMA, etc. Vous pourrez également consulter la brochure promotionnelle de l’assureur en sélectionnant l’onglet

Remplacement d’une garantie

Pour remplacer une garantie par une autre, à partir de la banque de garanties, il suffit d’appeler la garantie puis cliquer sur le bouton de Banque de garanties .

Un écran similaire mais avec les distinctions suivantes s’affichera indiquant dans le titre :

-           Banque de plans 

-           Location  au lieu de  Division/Classe»

En accédant  le bouton   à droite de  Location, vous aurez la liste complète des garanties disponibles dans la banque.

Vous sélectionnez la garantie qui convient et vous transférez l’information dans votre projet en cliquant sur le bouton  au haut de l’écran.

Micros ajustements

Vous pouvez maintenant mettre la touche finale en effectuant les micros ajustements qui s’imposent.

Révision de votre travail

Pour réviser l'étendue de votre travail, nous vous suggérons de demander une liste imprimée de votre contrat. Pour ce faire, cliquez sur le bouton Impression  disponible dans la Liste des contrats de l'écran principal.

Vous pourrez sélectionner les éléments que vous désirez imprimer.

A.5 Liste - Employés

Il ne reste maintenant qu’une seule étape à réaliser avant de commencer le processus de facturation :

 Enregistrer la liste des employés.

Importation de la liste des employés

La méthode la plus simple de saisir les informations dans C-surance.ca est le transfert des informations électroniquement à partir de fichiers Excel   .

Pour ce faire, C-surance.ca fournit 4 gabarits (templates) Excel spécifiques contenant peu ou beaucoup d'information selon votre besoin. Ces gabarits peuvent être sélectionnés et importés sur votre disque dur personnel en cliquant sur le bouton  puis en choisissant le gabarit désiré.

En utilisant ces gabarits, vous pourrez importer l'information disponible électroniquement en partie ou en totalité :

Ø       Deux (2) gabarits sont offerts en français

Ø       Et deux (2) sont offerts en anglais

Pour chacune des  langues, l’un est conçu pour l'entrée de données de base de projet; tandis que le complet peut contenir jusqu'à 200 champs différents d'information.

Pour les fins de créer un cahier de charges, le modèle Projet sera adéquat.

Le système vous indiquera précisément où le fichier a été importé sur votre ordinateur personnel ainsi que le nom du fichier.

1. Accédez au fichier Excel pour effectuer les tâches pertinentes en utilisant votre explorateur Windows.

2. Ouvrir le fichier et sauvegarder immédiatement sous un nom pertinent pour faciliter l’importation subséquente du fichier.

.

3. Vous pouvez utiliser le gabarit pour saisir les données ou pour importer vos propres données Excel en utilisant la fonction Copier/Coller ou tout autre outil avancé d'Excel avec lequel vous êtes familier.

Importer ou traiter votre information dans le fichier en prenant soin de respecter les critères de saisie. Cette information est clairement documentée dans le fichier fourni par MDI.

Pour chacun des champs pertinents, une documentation contextuelle sera disponible ou encore, vos champs de saisie seront formatés conformément.

Votre fichier peut donc être transmis au preneur qui s’assurera que les informations sont conformes.

Une bonne saisie de l’information assurera une optimisation des prochaines étapes.

3. Demander l’importation du fichier  

dans C-surance.ca.

Pour ce faire, vous devrez :

o        identifier le fichier que vous avez sauvegardé sous un nom distinct;

o        cliquer sur . 

o Valider la date effective de l'importation. Cette date affectera les activités de facturation. Si cette date est postérieure à la première facture à produire, le système ne génèrera pas correctement le calcul prévu.

o        Sélectionner

Le système effectuera le traitement et vous transmettra le résultat pour chacune des étapes de son processus.

5. Avec comme résultat final, le transfert intégral de votre information dans C-surance.ca.

Vous pouvez accéder à l’information individuelle de chacun des employés en double-cliquant sur l’employé visé.

Le module d’importation bonifie votre information en appliquant, par défaut, votre statut d’assurance à chacune de vos garanties. Par exemple, le statut individuel héritera du statut général du membre et chaque garantie sera automatiquement cochée comme admissible.

Il est alors de votre responsabilité de réviser les cas d’exceptions et d’ajuster votre information adéquatement.

Vous devez veiller à remplir les champs rouges red fields car ils affecteront le calcul ou les processus. Les champs jaunes sont, quant à eux, des données recommandées.

Création d’un dossier Employé

Pour créer un nouveau dossier d’employé, cliquez sur le bouton représenté par une  feuille blanche . Puis simplement compléter les champs pertinents.

Pour la partie inférieure, vous devrez créer d'abord un nouveau mouvement en cliquant sur le bouton +.

Vous devrez choisir une date effective ainsi que l'objet de la modification au moyen de la liste déroulante.

B. Traitement

Votre dossier de gestion est maintenant complet. Vous êtes prêt à commencer la production des divers rapports de calcul virtuel.

B.1 Calcul virtuel

Lorsque que vous aurez sélectionné l'option , vous pourrez procéder au calcul proprement dit et  demander l'un  des trois (3) rapports disponibles.  

L'utilisateur devra seulement inscrire les dates appropriées et le système produira automatiquement le rapport ad hoc.

Le calcul virtuel ou hypothèse de calcul provient du calcul ad hoc basé sur le contrat courant et les conditions des employés. Ces calculs ne sont pas conservés dans l'historique d’événements ni cumulés dans les contributions des employés.